Bästa sätten att få sponsring till din fest – Så gör du!

Att finansiera en minnesvärd tillställning kan vara en utmaning. Oavsett om det gäller ett jubileum, en föreningsgala eller ett större evenemang blir kostnaderna lätt höga. Därför kan sponsorer vara nyckeln till att hålla nere budgeten, samtidigt som du får in professionella samarbetspartners.

I den här guiden ska vi utforska hur du kan gå tillväga för att locka sponsorer. Vi diskuterar hur du paketerar ditt upplägg, hur du kontaktar rätt företag och hur du lyckas med en bra presentation. På köpet får du några praktiska exempel som du kan anpassa efter just din tillställning.

Enligt Myndigheten för samhällsskydd och beredskap är en tydlig struktur och förberedelse a och o inför olika arrangemang. Detsamma gäller även när du söker finansiering. Planerar du ordentligt blir det enklare att presentera dina idéer på ett övertygande sätt.

Identifiera rätt partners för din tillställning

Första steget är att fundera på vilka företag eller organisationer som skulle tjäna på att synas på ditt event. Undersök aktörer i din region eller inom samma bransch som din förening. Kanske finns det lokala restauranger som vill nå nya kunder, eller ett teknikföretag som letar exponeringsmöjligheter.

Det är inte alltid de största bolagen som är mest intresserade. Mindre företag kan ha en stark koppling till din målgrupp och därmed vara mer benägna att sponsra. Börja gärna med en lista på 10–15 möjliga partners och gå sedan vidare med att kontakta dem.

Om du hittar en företagare som brinner för exakt samma saker som du, kan du ofta få ett extra engagerat stöd. Då blir samarbetet smidigare och mer meningsfullt för båda sidor.

Paketera ett tydligt sponsorupplägg

För att övertala en sponsor behöver du visa hur samarbetet ska se ut. Kanske har du en sponsorstege med olika nivåer, där varje nivå innebär specifika förmåner för företaget. Det kan vara allt från loggor på inbjudan till talartid eller exponering i sociala medier.

En tydlig paketering ger struktur. Sätt exempelvis en bronsnivå, en silvernivå och en guldnivå. Beskriv exakt vad som ingår i varje steg. Brons kan få synas på ett roll-up, medan guldnivå får en egen monter på plats.

Kom också ihåg att vara öppen för skräddarsydda lösningar. Vissa företag kanske vill sponsra med produkter snarare än pengar. Andra vill bidra med personal eller expertis. Var flexibel och hitta en överenskommelse som gynnar alla.

Övertyga med värdet du erbjuder

När du mailar eller ringer en potentiell partner, fokusera på hur deras varumärke kan stärkas genom att synas på din tillställning. Har du en särskild målgrupp som är relevant för deras affär? Lyft fram det i din presentation.

Var också konkret. Om du förväntar dig 200 besökare kan du betona att dessa är en perfekt publik för företagets nya produkt. Kan du lova mediaexponering eller sociala medier-marknadsföring, nämn siffror eller exempel på räckvidd.

Ibland kan du referera till forskning som stödjer vikten av att synas i rätt sammanhang. Enligt Uppsala universitet kan trovärdighet byggas genom att företag associeras med positiv upplevelse. En fest eller galakväll är just en sådan situation, där gäster ofta är öppna för nya intryck.

Smart kommunikation och marknadsföring

För att locka sponsorer krävs inte bara att du har en bra idé. Du måste också kunna visa hur du ska marknadsföra deras engagemang. Gör en plan över vilka kanaler du kommer att använda: nyhetsbrev, sociala medier, inbjudningar eller kanske en hemsida.

Ge gärna exempel på tidigare projekt om du har sådana. Berätta hur du brukade promota sponsorer då. Om företagen förstår att du är duktig på synlighet, är de mer benägna att tacka ja.

Ibland kan du erbjuda logoplatser på scendekor, fotoväggar eller menykort. Kanske en sponsor kan få namnge en del av evenemanget, till exempel ”Företag X-loungen” eller ”Y-corner”. Det ger ett påtagligt mervärde.

Förhandling och flexibilitet vid samarbeten

När ett företag visar intresse kan en förhandling inledas. Du föreslår en viss sponsornivå, men de kanske vill ha något mer. Var beredd att justera detaljer, utan att ge bort för mycket av evenemangets kärna.

Var också tydlig med vad du behöver. Pengar är vanligt, men ibland är produkter eller tjänster mer värdefulla. En sponsor kan exempelvis bidra med teknik, belysning eller förfriskningar. Då sparar du in en ansenlig kostnad.

Kom ihåg att skriva ett enkelt avtal om vad som gäller. Både du och sponsorn ska vara på det klara med förväntningar, tidsplan och vilken motprestation du ska leverera. Det förhindrar missförstånd längre fram.

Använd ditt nätverk och ta del av tips

En väns bekant kanske jobbar på ett intressant företag. Eller så har någon i föreningen en släkting som driver en butik. Ta vara på sådana kontakter. Personliga rekommendationer gör ofta stor skillnad när du ska ragga sponsring.

Det finns också forum och nätverksträffar för eventarrangörer. Här kan du få råd om vilka företag som brukar sponsra, och vilka man bör undvika. Att dela erfarenheter är ett bra sätt att lära sig knepen. Enligt Folkhälsomyndigheten kan socialt utbyte i nätverk ge stöd och nya idéer. Samma gäller sponsring.

I vissa fall kan lokala myndigheter eller regioner ge bidrag till kulturella eller ungdomsrelaterade aktiviteter. Undersök kommunens hemsida, för det kan finnas ekonomiskt stöd att söka.

Uppföljning och resultatredovisning

Efter din fest eller gala är det viktigt att följa upp. Skicka gärna en rapport eller ett tackbrev till sponsorerna. Visa bilder, berätta hur många gäster som deltog, och vilka reaktioner ni fick.

En bra uppföljning lägger grunden för framtida samarbeten. Har du visat att du levererar enligt löfte, kan företaget mycket väl vara intresserat av att sponsra även nästa gång. Du kan också passa på att fråga om de vill utvärdera samarbetet.

Om sponsorerna är nöjda, fråga gärna om de kan rekommendera dig till andra företag. Ryktet om ett lyckat event sprider sig, och det gör det lättare att få in nya intressenter vid kommande projekt.

Vanliga frågor

1. Hur tidigt bör jag kontakta potentiella företag?

Ju tidigare desto bättre. Helst flera månader i förväg, så de hinner planera sin marknadsbudget.

2. Är det svårt att få sponsring om jag aldrig gjort detta tidigare?

Inte nödvändigtvis. Börja smått och visa att du är ambitiös. Företag kan vara öppna för nya evenemang.

3. Vad händer om jag inte har en tydlig publikstorlek?

Försök uppskatta baserat på liknande arrangemang eller förhandsintresse. Var ärlig om siffrorna.

4. Hur många företag bör jag kontakta?

Satsa på kvalitet framför kvantitet. Kanske 10–20 utvalda aktörer, istället för 100 massmejl.

5. Ska jag betala något tillbaka till sponsorn?

Inte i pengar, men du ger dem exponering. Det kan handla om loggor, talartid eller produktplacering.

6. Är det lättare att få stöd i storstäder?

Konkurrensen är hårdare men utbudet av företag är större. På landsbygden kan lokala sponsorer vara mer personliga.

7. Kan jag samarbeta med flera sponsorer samtidigt?

Absolut, men se till att de inte är direkta konkurrenter. Tydliggör också hur loggor och marknadsföring fördelas.

8. Måste jag ha ett formellt avtal?

Det är rekommenderat för att undvika missförstånd. Det räcker ofta med ett skriftligt dokument som båda signerar.

9. Hur gör jag om sponsorer vill styra för mycket över innehållet?

Var tydlig med evenemangets kärna och värderingar. Förhandla för att hitta en balans som fungerar.

10. Kan ideella föreningar få sponsring lättare?

Företag kan vara extra välvilliga då föreningar ofta har en tydlig samhällsnytta. Satsa på att lyfta fram de värden ni skapar.

HITTA FESTLOKAL VIA OSS