Hyra festlokal för företagsevent – Checklista för en succékväll!

Att arrangera ett företagsevent kräver god planering. Här får du en checklista för att boka den perfekta lokalen.

Planera i god tid

Börja planeringen tidigt för att få fler valmöjligheter. Lokaler bokas snabbt upp, särskilt under högsäsonger.

• Boka minst 6 månader i förväg
• Gör en lista på möjliga lokaler
• Jämför priser och recensioner

Välj rätt lokal för ditt företagsevent

Lokalen bör passa antalet gäster och syftet med eventet. En konferens kräver en annan miljö än en gala.

Enligt Boverket är brandsäkerhet en viktig faktor vid val av lokal.

Sätt en realistisk budget

Beräkna kostnader för lokal, catering, teknik och dekoration. En tydlig budget minskar risken för oväntade utgifter.

• Jämför flera lokaler innan du bokar
• Förhandla om pris och eventuella paketlösningar
• Se till att det inte finns dolda avgifter

Säkerställ teknik och utrustning

Tekniken är avgörande för ett lyckat event. Kontrollera om lokalen erbjuder ljudsystem, projektorer och WiFi.

Enligt Post- och telestyrelsen är stabil internetuppkoppling nödvändigt för digitala presentationer.

Mat och dryck – en viktig faktor

En välplanerad meny höjer stämningen. Anpassa maten efter gästerna och eventets karaktär.

• Fråga om allergier och specialkost
• Bestäm om det ska vara buffé eller serverad mat
• Planera dryckespaket

Underhållning och aktiviteter

Underhållning kan göra stor skillnad på ditt företagsevent. Fundera på om du vill ha en DJ, liveband eller en föreläsare.

Enligt en studie från Sveriges lantbruksuniversitet kan musik påverka deltagarnas upplevelse positivt.

Vanliga frågor

Hur långt i förväg bör jag boka en festlokal?

Minst 6 månader i förväg, särskilt om eventet är under en populär säsong.

Vad kostar det att hyra en festlokal?

Priserna varierar beroende på plats, storlek och faciliteter. Räkna med 5 000 – 50 000 kr.

Vad bör ingå i avtalet vid bokning av lokal?

Detaljer om hyra, avbokningsregler, depositionsavgift och inkluderade tjänster.

Är catering inkluderat i lokalhyran?

Det varierar. Vissa lokaler erbjuder catering, medan andra kräver att du ordnar det själv.

Får man ta med egen mat och dryck?

Vissa lokaler tillåter detta, men kontrollera alltid i förväg.

Vilka faktorer påverkar valet av lokal?

Kapacitet, läge, pris, teknik och atmosfär är avgörande faktorer.

Hur säkerställer jag att eventet blir lyckat?

God planering, rätt lokal och engagerande aktiviteter skapar ett lyckat evenemang.

Kan jag avboka en bokad festlokal?

Ja, men kolla avbokningspolicyn i avtalet. Vissa lokaler har strikta regler.

Vilken typ av försäkring behövs för eventet?

En evenemangsförsäkring kan vara bra för att täcka skador eller avbokningar.

Vad är viktigt att tänka på vid bokning av teknik?

Se till att ljud, bild och internet fungerar innan eventet börjar.